Fachbeitrag von Karl Heinz Lorenz

Wie eine gute Vorbereitung Ihres Messeteams - aktive Kommunikation, Teampower und erlebbare Kundenorientierung - zu einer erfolgreichen Messe führt

Durften Sie diese Erfahrung auch schon einmal machen: Sie kommen erwartungsfroh auf die Messe, betreten - eventuell sogar auf eine Einladung hin - einen Anbieterstand, und dann passiert: Nichts! Keine freundliche Begrüßung, keine persönliche Ansprache, niemand, der Sie nach Ihren Wünschen fragt, kein Mensch, der sich um Sie kümmert, niemand, der sich zuständig fühlt. In einer Zeit, in der das Wort Kundenorientierung in aller Munde geführt wird, sollte dies fernab jeder Realität sein. Leider jedoch geraten Messebesucher immer wieder in diese oder vergleichbare Situationen.

Viele Unternehmen locken mit spektakulären Standbauten, innovativen, teilweise interaktiven Exponaten, attraktiven Shows und Messeparties, die ihres Gleichen suchen. Viel Geld und Material werden investiert, um Interessenten zu einem Standbesuch zu verführen. Nur: Sind die Mitarbeiter, die sie dort erwarten, auch gut genug darauf eingestellt, aus Messegesprächen Aufträge oder mindestens weiterführenden Kontakte zu machen?

Mehrere Studien und empirische Untersuchungen in den letzten Jahren haben deutlich gezeigt, dass in der geeigneten Ansprache der Besucher und im kommunikativen Umgang mit diesen der Erfolgsfaktor Nr.1 liegt. Zu einem gelungenen Gesamtauftritt gehört also außer Pre-Marketingaktionen und einem attraktiven, einladenden Standbild vor allem die professionelle Vorbereitung des Messeteams.

So wie Sie starten, so liegen Sie im Rennen

Der erste Schritt ist mithin auch der wichtigste: Formulieren Sie klar, kurz und leicht verständlich Ihre Messeziele. Solche können beispielsweise sein: “Wir gewinnen neue Kunden!” oder “Wir erobern neue Märkte!” oder “Wir präsentieren uns als besonders kundenorientiertes Unternehmen!” oder „Wir bringen unser neues Megaprodukt X in den Markt!“ Nur wer weiß, wohin er will, kann auch den richtigen Weg bewusst wählen – dies gilt auch für den Messeauftritt.

If you dream it - you can do it

Stellen Sie sich vor, mit welchem Erfolg Sie nach der Messe da stehen und, was Sie mit Ihrem Messeeinsatz erreicht haben werden. Dieser Blick in die Zukunft wird Sie zu den Schritten führen, die für das Erreichen Ihrer Ziele notwendig sind. Stellen Sie sich folgende Fragen: Was wird potentielle Kunden am meisten dazu bewegen, den aktiven Kontakt aufzunehmen? Was wird Besucher dazu bewegen, Kunde bei uns zu werden? Welche Argumente überzeugen in Verkaufs- und Beratungsgesprächen besonders von unserer Leistungsfähigkeit? Durch welche Produkte und welches Profil heben wir uns vom Mitbewerb ab? Wo ist der höchste Nutzen für unsere Geschäftspartner erkennbar?

Messearbeit - das ist Kommunikation pur

Im Trainingsteil der Vorbereitung werden die kommunikativen Fähigkeiten auf persönlicher Ebene gestärkt. Den unterschiedlichen Aufgaben entsprechend können Standleitung, Verkaufsmitarbeiter, Berater, Showteam und Promotoren individuell trainiert werden. Bei allen Kontaktpersonen ist die Fähigkeit der aktiven Kommunikationsbereitschaft gefragt, die sich beispielsweise in einer offenen, positiven Körpersprache zeigt.

Grundregeln

Eine offene, freundliche Haltung signalisiert bereits eine kundenorientierte Einstellung: „Hier, lieber Interessent, sind Sie an der richtigen Adresse. Hier werden Sie mit offenen Armen empfangen. Wir sind offen, für Ihr Anliegen.“ Gespräche auf einem Messestand finden schließlich unter ganz anderen Rahmenbedingungen statt, als sonst im Büro oder Ladengeschäft. Vor allem Zeitdruck (sehr viele Gespräche in kurzer Zeit), Stress durch Lärm, enge Raumverhältnisse und eingeschränkte Vertraulichkeit erfordern Gesprächstechniken, die besonders zu trainieren sind. Mindestens folgende Grundregeln vermittelt und in Trainingssituationen (vor-) erlebt werden:

• Es ist unmöglich, nicht zu kommunizieren. D.h. die körperliche Anwesenheit auf dem Messestand genügt bereits, um Wirkung zu erzielen. So erkennen Besucher auch in der Kleidung des Messeteams und dem allgemeinen Verhalten auf dem Stand die Einstellung Standbesuchern und Kunden gegenüber. Ein “verknittertes” Erscheinungsbild nach der Messeparty wird bei potentiellen Kunden sicher keinen vorteilhaften Eindruck hinterlassen.
  
  
• Meine (positive) Einstellung zum Unternehmen, zur Messe, zu den Messezielen, zu meinem Team und meinen Gästen spiegelt sich in meinem Verhalten (und meiner Haltung) wider. Ein Lächeln kann Wunder bewirken: Bei mir und bei den Besuchern.
  
  
• Maßgebend für meinen Gesprächspartner ist nicht, was ich sage, sondern was bei ihm ankommt. Gerade unter Stress und Zeitdruck gilt es, ganz genau hinzuhören und mich klar und verständlich auszudrücken. Wenn ich den Eindruck habe, mein Gesprächspartner hat etwas missverstanden, frage ich nach, denn:  

• Wer fragt, der führt. Also nicht nur selbst reden, sondern den Kunden die Chance geben, ihre Wünsche und Ziele einzubringen. Eine gute Fragetechnik hilft, ein klares Bild von den Wünschen des Gesprächspartners zu erhalten.
  
  
• Gar mancher Mensch ist wie verwandelt, wenn man menschlich ihn behandelt . Dies gilt für Kunden und Mitarbeiter gleichermaßen. Also dem abhetzten Mitarbeiter und Kollegen für seine wertvolle Leistung zwischendurch ein ehrliches „Danke schön!“ entgegenbringen. Den gestressten Kunden nicht auch noch mit einem druckvollen Verkaufsgespräch überfallen, sondern erst einmal den „Schonkaffee“ anbieten. Nur wenn sich auf der emotionalen Ebene ein angenehmes Gefühl für die Gesprächspartner einstellt, kann auf sachlicher Ebene (z.B. Vorstellung neuer Produkte und Leistungen, Verkauf) wirklich erfolgreich kommuniziert werden.

   

Das Team einschwören In Team- und Einzelbriefings verinnerlicht jeder im Team die gemeinsamen Ziele und seine speziellen Aufgaben während der Messe. Die gute Zusammenarbeit im Team ist genauso gefordert, wie der ganz persönliche, individuelle Beitrag.

Ein Messebriefing ist der professionelle Weg, Wissen, Fähigkeiten und Motivation des Teams zeitgerecht für die bevorstehende Messe auf den Punkt zu bringen und eine homogene Leistung von Beginn an zu gewährleisten.

 

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